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¡Destaca en tu trabajo!: 13 consejos para organizar tu tiempo y actividades

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¡Destaca en tu trabajo!: 13 consejos para organizar tu tiempo y actividades

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Comúnmente se piensa que la capacidad de organización es inherente a cualquier trabajador. Sin embargo, dependiendo del perfil laboral y la jerarquía esta será diferente. De forma similar como sucede con el liderazgo o la creatividad. 

Si tienes problemas con la organización de tu tiempo y tus labores diarias, o quieres mejorar tus resultados: ¡Has llegado al lugar indicado! Te mostraremos 13 consejos con los que empezarás a destacar por esta importante cualidad y tendrás mayor posibilidad para acceder a mejores oportunidades laborales.

13 Consejos para organizar tu tiempo y actividades

Sea que recién empieces en el mundo laboral, tengas la mitad del día dedicado a tus estudios universitarios o tengas una gran carga laboral, estos consejos te ayudarán:

1. Di no y delega: Elige bien las responsabilidades que asumes y ten en claro las tareas que te corresponden. Es      bueno ser proactivo pero si estás cargado de tareas, delega de forma asertiva los deberes a tus compañeros o       consulta con tu superior para que estos puedan asignarse a otra persona.

2. Analiza el tiempo que inviertes: Revisa tu agenda o calendario virtual en donde sueles organizar tus actividades del día. Verifica qué tareas no se lograron, qué objetivos no debiste asumir y cómo puedes encajar mejor todas estas actividades. También es recomendable que empieces a medir tus tiempos con programas como aTimeLoger o lleves un registro de tus tareas en Google Calendar y programas similares. Con el tiempo, reconocerás tus momentos del día más productivos, los que te servirán para realizar con éxito tus tareas más demandantes.

3. Elimina las interrupciones: Si necesitas terminar con tus tareas, pídeles a tus compañeros, de forma asertiva, que no interactúen contigo durante este tiempo. También puedes buscar dentro de la oficina un lugar más silencioso o utilizar audífonos para aislar el ruido exterior.

4. Enfócate y no hagas varias cosas a la vez: Solo haz una tarea a la vez y no te detengas hasta que logres finalizarla. Si empiezas otras tareas o intentas ser multitasking solo te estarás distrayendo y el resultado de tu trabajo será deficiente.

5. Consulta tu correo en tiempos predeterminados: Empieza el día revisando tu correo. Reducirá tu ansiedad por ver las notificaciones diarias y perderte alguna situación importante. Dedícale no más de 15 minutos, y si tu comunicación es alta puedes hacerlo nuevamente a mitad del día o determinar intervalos de 5 minutos cada dos horas o más.

6. Aléjate de redes sociales y aparatos electrónicos: Evita tener las redes sociales abiertas en tu computadora de trabajo. Si necesitas revisarlas, hazlo en tu celular y en intervalos de tiempo razonables. También puedes utilizar apps como Focus que bloquea tu acceso a redes sociales.

7. Aplica técnicas de concentración: Puedes aplicar Flowtime o Pomodoro, dos técnicas con las que puedes organizar tus tiempos de trabajo y breaks, según tu concentración. Por otra parte, también tienes el yoga y el mindfulness, como ejercicios integrales para tu concentración.

8. Lleva registro de todo: Ya sea de forma virtual, en un programa que te ayude a registrar y organizar tus tareas como Trello o Google Calendar, o de manera física en una agenda. Tienes que registrar las tareas que realizarás a corto, mediano y largo plazo (detallando lo prioritario, cuánto tomará, etc.). Recuerda apuntar todas las ideas y pendientes que crucen tu mente, te permitirá organizarte mejor y reducir el estrés. Haciendo esto, ya no tendrás que guardar tanta información en tu memoria.

9. Establece objetivos:  Solo de esta manera podrás medir si tienes éxito. Tus objetivos tienen que ser SMART (específicos, medibles, realizables, realistas y limitados en tiempo, por sus siglas en inglés) para que puedas desglosar cada uno en tareas más pequeñas, específicas y alcanzables.

10. Organiza tus labores y establece prioridades: Puedes organizar tus tareas según el horizonte temporal (corto, mediano y largo plazo), o puedes jerarquizarlas en simples y complejas, de mayor o menor prioridad. Trata de abordar el aspecto personal, profesional y el académico. Empieza con las tareas que consideras indispensables, sin las que tus objetivos no serían logrados. En el aspecto profesional, puede ser terminar todos los días una serie de documentos que siempre te solicitan; en el personal, pasar tiempo de calidad con tus hijos. Si tienes actividades que son necesarias pero te disgustan, empieza con estas o hazlas en tu momento más productivo del día.

11. Cuida tu cuerpo y mente: Toma pausas si las necesitas y procura que sean activas para despejar tu mente y destensar tus articulaciones. Mantente hidratado y duerme lo necesario, porque de lo contrario tu desempeño será pobre. En lo emocional, evita nombrar negativamente tus pendientes. Un “quiero” te motivará más que un “tengo” o “debo”.

12. Aprovecha los tiempos muertos: Si estás atorado en el tráfico o de camino a una reunión usa el tiempo para revisar tu correo o releer algún documento importante (si viajas en transporte público o taxi), o invierte el tiempo en tu formación personal consumiendo contenido de valor (si manejas tu propio vehículo los podcasts son lo mejor).

13. Celebra tus logros: Así como lo lees. Date siempre tiempo para reconocer tus éxitos e ir reforzando positivamente tus nuevos hábitos de organización. 

Si trabajas y estudias, o tienes mil actividades en el día:

Sé honesto con tu jefe inmediato y coordina los horarios en los que cumplirás con tus deberes laborales. Difícilmente tu empleador se pondrá en contra de tu desarrollo profesional. Sin embargo, procura armar tu horario de estudio de forma que se adapte al horario laboral. Por otra parte, lee y repasa en tus tiempos muertos y, si te lo permiten, solicita a tu jefe inmediato avanzar con tus pendientes académicos cuando hayas culminado con la carga laboral diaria. 

Si te encuentras buscando trabajo activamente y te falta tiempo:

Organiza tu búsqueda de empleo como si se tratara de un trabajo, ya que demandará una serie de actividades como buscar en redes sociales, realizar video presentaciones, llenar formularios en línea, incluso resolver tests psicométricos. Por ello, es recomendable que acondiciones un espacio específico como oficina, que tenga conexión a internet y que te permita la concentración.

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